- Version gratuite: Disponible pour des équipes allant jusqu'à 10 personnes
- Tarification: Plan Premium 24 $/mois (avec une période d'essai gratuite de 30 jours)
- Plateformes prises en charge: iOs et Android
SafetyCulture (iAuditor)
Pourquoi utiliser SafetyCulture ?
SafetyCulture est doté de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour un contrôle et une gestion complets des documents. Grâce à la première plateforme d’exploitation au monde, vous pouvez ajouter un large éventail de médias à vos documents, tels que des photos et des vidéos, ajouter des notes pour une mise en contexte plus poussée, et faire passer votre gestion documentaire dans le monde numérique. Ainsi, tous les aspects du contrôle des documents, de la gestion à la révision, sont rationalisés.
Caractéristiques :
- Utiliser des modèles prêts à l’emploi lors de la création de documents pour s’assurer que les employés respectent les bonnes pratiques en matière de documentation et couvrent toutes les bases.
- Conserver une trace historique de vos fichiers, suivez l’historique de leurs versions et retrouvez les documents terminés dans un référentiel centralisé basé sur le cloud.
- Générer des copies numériques de vos documents au format PDF, Web, Excel, etc.
- Partager les documents avec les employés qui ont besoin d’y accéder afin que chacun dispose des informations dont il a besoin.
- Créer des flux de travail et affecter différents travailleurs à des modèles et documents spécifiques
Pourquoi utiliser Confluence ?
Confluence est une plateforme web conçue pour la collaboration. C’est pourquoi le logiciel est doté de diverses fonctions de contrôle des documents, telles que le suivi des tâches, la fonctionnalité de recherche et le stockage des documents.
Caractéristiques :
- Notifications et suivi des tâches
- Stockage des documents et autorisations
- Contrôle de la version des pages
- Version gratuite: Oui, disponible pour un maximum de 10 utilisateurs
- Tarification: À partir de 5,75 $/utilisateur/mois (avec une période d'essai gratuite de 7 jours)
Pourquoi utiliser DocuWare ?
DocuWare est spécialement conçu pour la gestion et le contrôle des documents et peut vous aider à automatiser certains aspects de la gestion documentaire. De cette manière, il devient beaucoup plus facile pour l’équipe de gérer et de contrôler certains documents. Avec des fonctionnalités telles que le suivi d’activité et une interface facile à utiliser, il s’agit facilement de l’une des meilleures options disponibles.
Caractéristiques :
- Interface glisser-déposer
- Gestion des tâches
- Indexation intelligente
- Version gratuite: Aucun
- Tarification: A partir de £129 (~$160)/mois (avec une période d'essai gratuite de 30 jours après la démo)
Pourquoi utiliser M-Files ?
M-Files dispose de fonctionnalités de gestion des documents, de contrôle des versions et d’automatisation. Avec cet outil à vos côtés, l’ensemble de votre processus de contrôle des documents est simplifié. Vous pouvez également utiliser les fonctions de recherche en texte intégral pour que tous vos documents soient toujours à portée de main.
Caractéristiques :
- Automatisation des flux de travail
- Module de rapport
- Contrôle des versions
- Version gratuite: Aucun
- Tarification: Non disponible sur le site web (avec une période d'essai gratuite de 30 jours)
Pourquoi utiliser Zoho WorkDrive ?
Zoho WorkDrive est un système de gestion de fichiers en ligne qui facilite le contrôle efficace des documents. L’application vous permet de dire adieu aux redondances et aux retards, en rationalisant instantanément l’ensemble de votre processus de contrôle des documents. Il vous permet également de suivre les différentes versions et de laisser des commentaires sur les fichiers, ce qui facilite la collaboration.
Caractéristiques :
- Collaboration en équipe
- Gestion des données
- Intégration avec les applications Zoho
- Version gratuite: Aucun
- Tarification: À partir de 2,50 $/utilisateur/mois, facturé annuellement (avec une période d'essai gratuite de 15 jours)
Pourquoi utiliser DocStar ECM ?
DocStart ECM rationalise tous les processus liés aux documents, c’est pourquoi il est l’un des meilleurs choix disponibles aujourd’hui. Grâce à des fonctions telles que le routage, les approbations et même l’archivage, il est plus facile d’intégrer le logiciel dans votre flux de travail. De plus, il est hautement personnalisable, ce qui lui permet de s’adapter à n’importe quelle organisation.
Caractéristiques :
- Possibilités de commentaires
- Suivi des tâches
- Gestion des versions
- Version gratuite: Aucun
- Tarification: À partir de 47 $/mois
Pourquoi utiliser Alfresco Content Services ?
Alfresco Content Services est l’une des meilleures options pour le contrôle des documents, car il est doté de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour ce type de logiciel. Il s’agit d’un outil complet mais convivial, doté d’une interface simple de type “glisser-déposer”. Par conséquent, si vous craignez d’avoir du mal à intégrer votre nouveau logiciel de gestion documentaire, Alfresco Content Services est un choix judicieux pour votre entreprise.
Caractéristiques :
- Collaboration au sein de l’entreprise
- Gestion des documents
- Gouvernance de l’information
- Version gratuite: Aucun
- Tarification: Devis personnalisé (avec une période d'essai gratuite de 14 jours pour la plateforme basée sur le cloud)
Qu’est-ce qu’un logiciel de contrôle documents ?
Le logiciel de contrôle des documents est un outil numérique qui permet de gérer les documents de votre entreprise. Cet outil vous permet d’assigner des tâches, d’examiner et de distribuer des fichiers, et même de gérer les révisions. De cette manière, vous facilitez l’établissement d’une documentation appropriée tout en garantissant la conformité au sein de l’entreprise. En outre, il vous permet d’intégrer vos documents dans l’espace numérique, ce qui facilite grandement l’accès, la révision et la distribution de vos documents. De nombreux secteurs d’activité utilisent des logiciels de contrôle des documents, qui deviennent peu à peu l’un des outils essentiels pour faire entrer votre entreprise dans l’ère numérique.
Importance
La gestion des documents est un aspect crucial de la gestion de toute organisation. Avec autant de dossiers à gérer, vous devez être en mesure d’accéder à tous vos documents et de les réviser si nécessaire. Mais si tout est écrit sur papier et stocké dans des classeurs physiques, vous aurez beaucoup plus de mal à les gérer. C’est pourquoi les organisations modernes doivent adopter un logiciel de contrôle des documents et faire passer leur processus de documentation dans le monde numérique.
Lorsque vos opérations de gestion des documents sont numériques, tout devient beaucoup plus facile. Non seulement tous vos documents seront accessibles par une simple recherche, mais il sera également facile de s’assurer que tout le monde respecte les normes et les exigences lors de l’élaboration des documents. De nos jours, les logiciels de contrôle des documents sont essentiels. Si vous en avez assez des redondances et des processus de documentation complexes dans vos tâches quotidiennes, il est peut-être temps d’adopter un logiciel pour votre organisation.
Caractéristiques principales
Pour choisir un logiciel de contrôle des documents, il est préférable d’examiner les besoins de votre organisation. À partir de là, essayez de choisir un logiciel qui réponde à ces besoins et qui soit doté de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour vos processus de gestion documentaire. Cela dit, un logiciel de contrôle des documents doit présenter certaines caractéristiques essentielles, notamment
- Gestion complète des documents
- Contrôle des versions
- Attribution des tâches
- Suivi de la conformité
- Pistes d’audit
- Recherche et récupération de documents
- Contrôles d’accès
Choisir le bon logiciel
Tous les logiciels et applications de contrôle des documents présentés ci-dessus font partie des meilleures options disponibles à l’heure actuelle. Si vous souhaitez les comparer pour trouver celle qui convient le mieux à votre organisation, voici un aperçu rapide des différentes options :
| Nom de l’application | Version gratuite | Plan payant | Application mobile |
| SafetyCulture | Oui | 24 $/utilisateur/mois* | Oui |
| Confluence | Oui | 5,75 $/utilisateur/mois | Oui |
| DocuWare | Non | £129 (~$160)/mois | Oui |
| M-Files | Non | Non disponible sur le site web | Oui |
| Zoho WorkDrive | Non | 2,50 $/utilisateur/mois* | Oui |
| DocStar ECM | Non | 47 $/mois | Oui |
| Alfresco Content Service | Non | Devis personnalisé | Oui |
*facturé annuellement
Article par
Équipe de rédaction de SafetyCulture Team
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