Qu’est-ce qu’un modèle de bon de commande ?
Un modèle de bon de commande est un document que les entreprises, les responsables des achats et, essentiellement, les autres acheteurs utilisent lorsqu’ils lancent un achat auprès d’un tiers. Il décrit en détail les spécifications des produits et indique clairement les conditions et les termes de la commande. Il sert également d’accord contractuel entre les acheteurs et les vendeurs, et permet de s’assurer qu’un accord clair est conclu entre les deux parties.
Modèle de bon de commande et formulaire de commande
Un modèle de bon de commande peut être considéré comme un type de formulaire de commande. Il est spécifiquement créé lorsqu’une entreprise est en train de se procurer un ensemble d’articles (commande fournisseur par exemple), alors qu’un bon de commande est très général et peut être utilisé de diverses autres manières, comme les commandes de matériaux de construction ou les commandes de réparation/maintenance dans les installations.
Une autre différence distinctive entre les deux est que les modèles de bons de commande sont généralement créés par l’acheteur et envoyés au vendeur pour approbation, alors que les formulaires de commande sont initialement remplis par le vendeur, puis par l’acheteur uniquement en fonction des informations déjà spécifiées dans le document.
Pourquoi en avez-vous besoin ?
Un modèle de bons de commande est un document commercial largement utilisé qui facilite le suivi des transactions dans divers secteurs, notamment lors de l’achat d’un grand nombre d’articles. Il permet de définir les attentes entre les acheteurs et les vendeurs, et aide à gérer l’ensemble du processus d’approvisionnement. Bien que cela puisse varier en fonction de l’objectif du projet ou de l’entreprise, il existe quelques autres raisons pour lesquelles il est important d’intégrer systématiquement l’utilisation d’un modèle de bon de commande dans vos stratégies commerciales :
- Rationalisation du processus – L’utilisation d’un modèle de bon de commande favorise l’efficacité du processus d’approvisionnement. À ce stade précoce du processus, les acheteurs et les vendeurs peuvent déjà repérer toute incohérence ou divergence et y remédier avant de passer à la phase suivante. Il permet également d’éviter les retards dans la passation des marchés et de s’assurer que tout se déroule comme prévu.
- Protection des acheteurs et des vendeurs – L’un des principaux objectifs de l’utilisation de modèles de bons de commande est de protéger l’acheteur et le vendeur contre tout méfait de l’autre partie. Une fois que le vendeur a approuvé le bon de commande, celui-ci devient un document juridiquement contraignant qui couvre les deux parties et permet de s’assurer qu’elles adhéreront aux conditions déclarées pour remplir l’accord fixé.
- Permet une documentation appropriée – Il est important d’avoir une trace de chaque transaction effectuée par une entreprise, surtout si elle est effectuée avec une partie externe. Les modèles de bons de commande peuvent être utilisés comme une documentation précise et détaillée des transactions d’achat.
Ce qu’il faut inclure
Les éléments d’un modèle de bon de commande peuvent varier en fonction des spécifications de l’entreprise et peuvent être modifiés selon les besoins du projet particulier. Vous trouverez ci-dessous les éléments qui sont généralement inclus dans un bon de commande de base :
- Acheteur
- Logo de l’entreprise
- Vendeur
- Contact
- Numéro du bon de commande
- Informations sur la commande/description de l’article
- Quantité
- Adresse de livraison
- Mode et conditions d’expédition
- Date d’expédition
- Adresse de facturation
- Signature
- Date de la commande
- Total
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