Guía breve para entender la ejecución de proyectos

En la construcción, por ejemplo, un Plan de Ejecución del Proyecto (PEP ) sirve de documento fundacional que esboza las formas y estrategias de ejecución y seguimiento de un proyecto, según el Departamento de Energía de Estados Unidos. De ahí que los contratistas, directores de obra y trabajadores de la construcción encuentren este documento crucial para mantenerse orientados durante la fase de ejecución de un proyecto y para aplicar con éxito las directrices que en él se establecen.

Ventajas de agilizar la fase de ejecución del proyecto

Según el Project Management Institute (PMI), un sistema de gestión de proyectos consta de 5 etapas principales: inicio del proyecto, planificación del proyecto, ejecución del proyecto, seguimiento y control del proyecto, y cierre del proyecto. Dado que la ejecución del proyecto se sitúa en el centro del proceso, la presencia de una estrategia eficaz de ejecución del proyecto es clave para que los equipos del proyecto puedan cumplir sus tareas según lo previsto y dentro del calendario establecido.

Por lo tanto, un sistema mejorado en toda la fase de ejecución del proyecto ayuda a su equipo a conseguir las siguientes ventajas y más:

• Mejora de la productividad del equipo, lo que puede llevar a que el proyecto se complete a tiempo y de acuerdo con el presupuesto.
• Cultura orientada al trabajo en equipo, que contribuye a aumentar la productividad general y la eficacia laboral.
• Maximización de los recursos, clave para respetar el presupuesto y el calendario estimados del proyecto.
• Mayor satisfacción del cliente, lo que contribuye a alcanzar uno de los objetivos finales del proyecto.

Además, el uso de una lista de comprobación para la ejecución de proyectos también permite agilizar el proceso de delegación, ejecución y supervisión de tareas y plazos, de modo que todo el mundo esté informado y a bordo del proyecto.

7 pasos del proceso de ejecución de proyectos

Básicamente, los resultados esperados de esta etapa incluyen estos puntos:

• Ejecución del alcance del proyecto
• Gestión eficaz de equipos
• Cambios, acciones correctivas y recomendaciones de mejora continua
• Comunicación periódica con las partes interesadas
• Documentación sobre los hitos del proyecto
• Programación y realización de revisiones de la situación y reuniones de progreso
• Documentación sobre cambios en el plan del proyecto

Para que el equipo del proyecto obtenga estos resultados, los siguientes pasos de ejecución del proyecto deben guiar la correcta implementación de esta fase del proyecto:

1. Crear tareas

Basándose en su plan de proyecto, ahora deben crearse tareas específicas. Deben ser más pequeños, accionables y claramente definidos. En caso necesario, también puede dividir las tareas del proyecto en subtareas para racionalizar aún más los entregables y la forma en que se asignarán a cada propietario de tarea.

2. Establezca plazos

Cada tarea debe tener fechas de inicio y finalización fijas, lo suficientemente realistas como para ser alcanzables. Esto también ayuda a orientar a cada propietario de tarea sobre cuándo debe completar sus tareas para evitar retrasos o bloqueos en todo el proyecto. También ayuda a fijar prioridades y establecer dependencias entre tareas para que todo el mundo esté alineado.

3. Asignar tareas

Ahora que las tareas están bien definidas y priorizadas, los respectivos miembros del equipo deben asumir sus responsabilidades. Según lo previsto, asegúrese de que las principales partes interesadas y los propietarios del proyecto estén informados de las tareas que se espera que se lleven a cabo. También hay que proporcionar los recursos necesarios para que los miembros del equipo ejecuten sus tareas con eficacia.

4. Seguir y medir los progresos

Dependiendo de la naturaleza del proyecto y de las tareas que conlleve, el progreso debe comprobarse con regularidad, ya sea diaria, semanal, quincenal, mensual o trimestralmente. Generar informes de progreso puede ayudar a visualizar y seguir los avances del proyecto y a detectar cualquier problema que deba resolverse.

Aparte de eso, fomentar (o incluso exigir) los controles periódicos para obtener actualizaciones es también imprescindible para garantizar que todo el mundo esté informado del estado de ejecución del proyecto.

5. Comunicar

Es importante identificar los canales o enfoques de comunicación más adecuados para mantener a todo el mundo informado. Para cualquier tipo de comunicación, deben asignarse canales específicos para su correcta difusión.

Además, es crucial mantener reuniones periódicas y actualizaciones en tiempo real, sobre todo para el gestor del proyecto, que es quien supervisa la ejecución general de las tareas cotidianas.

6. Comprometerse con las partes interesadas

Las partes interesadas del proyecto deben tener visibilidad de los datos relevantes, actualizaciones y otras formas de información críticas para la ejecución del proyecto. Esto debe verse como una forma de que todos los implicados sigan comprometidos y sientan que sus contribuciones repercuten en el éxito del proyecto.

7. Cambios de horario

Para adaptarse mejor al plan del proyecto, puede ser inevitable introducir cambios durante la fase de ejecución. Si las partes interesadas tienen requisitos adicionales, los miembros del equipo identifican tareas adicionales que deben completarse, etc., es importante introducir cierta flexibilidad en esta fase para programar y tener en cuenta estos cambios de forma eficaz.

Para ello, el director del proyecto debe asegurarse de que todos entienden los cambios necesarios y supervisar cómo se asignarán a los miembros del equipo. A continuación, hay que fijar plazos realistas y mantener a todo el mundo al corriente.

Desafíos

He aquí algunos ejemplos de retos que los equipos de proyecto pueden encontrar en cada aspecto de la fase de ejecución del proyecto:

• Estrategia: cuando hay lagunas en la ejecución, es decir, cuando la visión o el plan del proyecto no se ajustan exactamente a la realidad de la ejecución diaria del proyecto.
• Personas: cuando hay falta de liderazgo y responsabilidad, lo que puede poner en peligro el calendario del proyecto y/o su calidad.
• Comunicación: cuando las personas implicadas no están lo suficientemente comprometidas y capacitadas para informar de los avances y comunicar sus preocupaciones o bloqueos.